PowerPoint? Muss das sein?

PowerPoint ist aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken, leider. Es geht nicht mehr ohne. Oder doch? 
Mein Eindruck ist, Powerpoint wurde zum Werkzeug für alles. Das ist meiner Ansicht nach ein Fehler. 

Im Kontext von Besprechungen, in denen es darum geht alle auf einen gemeinsamen Stand zu bringen, um ggf. im Anschluss Entscheidungen zu treffen, sehe ich PowerPoint immer weniger als das richtige Werkzeug an. 

Warum? 
Komplexe Sachverhalte müssen auf wenige Stichworte oder kurze Sätze reduziert werden. Lange Absätze sind verpönt. Die meisten Foliensätze sind ohne verbalen Input nicht werthaltig. Während des Termins müssen die Adressaten also einerseits die Präsentation als solche verarbeiten, und gleichzeitig auf die Aussagen des Präsentators achten. 

Das führt dazu, dass die Aufmerksamkeit nie vollständig auf einer Sache ist. Hinzu kommt, dass der Präsentator selten von einem Stück Papier abliest, sondern aus dem Gedächtnis arbeitet. Will sagen: Auch bei bester Vorbereitung wird selten alles kommuniziert. Man reagiert instinktiv auf das Publikum. 

“Die Stimmung hat sich verändert mit der letzten Slide? Dann formuliere ich den Punkt 2 besser nicht so drastisch, wie er ist.” 

Während Präsentationen ergeben sich Verständnisfragen. Nicht selten verliert man einen Teil des Fadens und braucht einen Moment, um wieder voll alle Informationen parat zu haben. 

Wie könnte es besser gehen? 
Ich bin mittlerweile ein großer Freund des Amazon-Six-Pagers. Es handelt sich hierbei um ein Memo von maximal sechs Seiten. Hier wird der Sachverhalt, um den es geht, etwa eine anstehende Investition oder eine Entscheidung, nachvollziehbar beschrieben. Ergänzende Tabellen, Grafiken, etc. kommen in den Anhang. 

Die Teilnehmer lesen in den ersten 10-15 Minuten eines Termins das Memo in Stille. Danach wird darüber diskutiert, offene Fragen werden geklärt. 

Die Vorbereitung eines Memos wird, wie alles Neue, zu Beginn mehr Zeit benötigen. Meine Beobachtung ist, dass sich das Investment langfristig durch schnellere Entscheidungen und somit Umsetzung mehr als bezahlt macht. 

Die Vorteile, die ich hier sehe: 

  • vergleiche ich die Qualität der Diskussionen nach Präsentationen mit der Qualität nach der Durchsicht eines Memos, schneidet letzteres deutlich besser ab
  • Das Dokument kann 1:1 so verteilt werden, ohne, dass wichtiger Kontext verloren geht. Es kommt auch seltener zu Fehlinterpretationen 
  • Komplexe Sachverhalte können ordentlich dargestellt werden 

Für mich ist das 6-Page Memo das Mittel der Wahl, bei immer mehr Themen. Es ist ideal für Lenkungsausschuss-Sitzungen, für die Produktentwicklung oder in der Entwicklung einer Strategie.

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